Cómo gestionar los envíos y devoluciones de Amazon FBA

Los vendedores de FBA suelen dejar que Amazon se ocupe de todo. Si te tomas en serio el éxito de tu negocio FBA, no puedes permitirte correr riesgos. Esto es lo que debes saber sobre los envíos y devoluciones de Amazon FBA.

Hay varias partes diferentes en la línea de tiempo de cualquier pieza de inventario que se envía, así que empecemos por el principio y veamos consejos para cada etapa que gestiones.

Envío de tu inventario desde el proveedor

En primer lugar, a menos que seas fabricante o trates directamente con un proveedor local, tienes que conseguir que te envíen el inventario (algunos lo envían directamente del proveedor a Amazon, pero la mayoría quieren inspeccionarlo ellos mismos y prepararlo para Amazon).

Esto es bastante sencillo si realizas envíos nacionales, pero un gran número de vendedores importan desde el extranjero. Ahora bien, no quiero desanimar a nadie, pero hay muchas normas complejas cuando se trata de importar y muchas cosas que pueden salir mal con el envío. Los vendedores ingenuos lo han descubierto por las malas.

Para empezar, tienes que tomar una decisión sobre cómo te va a llegar tu inventario: ¿será por transporte aéreo o marítimo? El transporte aéreo llegará rápidamente, pero suele ser bastante más caro, mientras que el marítimo suele tardar un mínimo de cuatro a seis semanas y es más barato.

En cualquier caso, puede haber retrasos, como atascos portuarios o huelgas, por lo que es importante añadir algo de tiempo de amortiguación. No es buena idea tratar de acortarlo cerca del momento en que te quedarás sin existencias o de una fecha importante para la que quieras estar preparado.

Una vez que tu inventario llega al país, el siguiente obstáculo que hay que superar es la aduana. El mejor consejo que puedo dar aquí es conocer las normas de antemano y estar preparado para ellas. Por ejemplo, tienes que saber qué se exige en materia de:

• Documentación para demostrar que tu inventario es auténtico (las aduanas pueden destruir los productos que sospechen que son falsificados).
• Etiquetado del país de origen.
• Cualquier papeleo que deba presentarse antes de que llegue el envío.

Consejo profesional: Busca un agente de aduanas experimentado y fiable que pueda ocuparse de introducir tu inventario en el país por ti. Busca a alguien que tenga experiencia en la importación de tu categoría concreta de mercancías y que pueda asesorarte sobre las normas.

A veces, cosas como los requisitos de etiquetado deben plantearse a tu fabricante y organizarse con antelación. Es un área un poco delicada porque a menudo puede depender del agente de aduanas concreto que inspeccione tu envío. Algunos vendedores han importado con éxito un producto durante meses, hasta que un agente concreto lo examinó más de cerca y encontró un problema. Lo mejor es hacer los deberes con tiempo y asegurarte de que cumples las normas de tu categoría concreta de mercancías.

Para obtener una lista de requisitos generales, aquí tienes algunas cosas que buscan las aduanas:

• Facturación correcta y clara.
• Un desglose claro del valor de las mercancías (para calcular los posibles aranceles).
• Si las mercancías están correctamente etiquetadas y embaladas según la normativa de su categoría.
• Si el número de mercancías coincide con lo que se ha facturado (por si estás intentando colar extras sin pagar aranceles).
• Si tu envío contiene artículos prohibidos o ilegales.

Enviar tu inventario a un almacén de Amazon

Una vez que tu mercancía haya pasado la aduana, tu siguiente paso es comprobar tu envío y prepararlo para enviarlo a Amazon. Aquí tienes un par de pasos para preparar tu envío desde el «flujo de trabajo de creación de envíos» en tu cuenta de vendedor.

1. Prepara tu inventario

Hay cuatro opciones disponibles para preparar tu inventario para enviarlo a Amazon:

• Todo en una caja. Aquí no tienes que dar detalles adicionales, pero sí rellenar las fechas de caducidad, si procede, así como el peso y las dimensiones de la caja.
• Una SKU por caja. Para los envíos de varias cajas en los que mantengas una SKU por caja, tendrás que enviar la información del contenido de la caja utilizando uno de los métodos preferidos de Amazon.
• Más de una SKU por caja (total 10 cajas o menos). Utiliza esta opción si cumples los siguientes requisitos: menos de 25 SKU, 10 cajas o menos en total y más de una SKU por caja. Tendrás que enviar información sobre el contenido de la caja.
• Más de una SKU por caja (más de 10 cajas). Utiliza esta opción si superas las 10 cajas, tienes más de una SKU por caja y superas las 25 SKU. Puedes enviar la información del contenido de la caja utilizando Excel o códigos de barras 2D.

Un consejo que utilizan muchos vendedores online es empaquetar primero las cajas para que sean más eficientes, y luego anotar el número de caja en el formulario una vez que estén satisfechos con cómo está empaquetado. Esto ayuda a agilizar un poco el proceso y evita tener que hacer malabarismos con los artículos y cambiar los formularios.

2. Proporciona a Amazon la información sobre el contenido de tu caja

Una nota importante es que, desde noviembre de 2016, los vendedores de FBA están obligados a proporcionar a Amazon los detalles correctos del nivel de caja en todos los envíos realizados a sus almacenes. No hacerlo puede dar lugar a la aplicación de un cargo por artículo recibido y a una facturación más lenta, así que tómate tu tiempo para hacerlo bien.

3. Comprueba si hay discrepancias

En cuanto Amazon haya registrado tu inventario, es importante que compruebes que se ha introducido el número correcto. De vez en cuando se producen errores, así que envía una consulta si tu cuenta no cuadra al cabo de unos días.

Gestionar las devoluciones de Amazon FBA

Las devoluciones son malas para el negocio. No sólo perderás en la devolución real, sino que tu cuenta puede perder la buena reputación con Amazon si recibes demasiadas, lo que puede dar lugar a una suspensión. Te conviene estar al tanto de todo…

¿Qué significa esto? Aquí tienes algunos puntos de acción que debes tomar cuando se trata de devoluciones cumplidas por Amazon:

• Comprueba que el producto ha sido realmente devuelto. Los clientes tienen 45 días para devolver el artículo y, si no lo han hecho, Amazon debería reembolsarte automáticamente el importe que ya se ha cargado en tu cuenta.
• Para cualquier producto que se considere «invendible» (dañado, defectuoso o dañado por el cliente), tendrás que hacer algo al respecto. Se te sigue cobrando por el inventario que está en la estantería como invendible, así que toma una de estas tres opciones: revísalo y haz que pase al inventario vendible si está en condiciones de ser vendido; haz las reparaciones necesarias para volver a ponerlo en el inventario; o sácalo del inventario y anótalo.
• Comprende por qué se ha devuelto el producto. Si tus productos se devuelven sistemáticamente como «defectuosos», es posible que hayas recibido un lote defectuoso de tu proveedor. Los daños (si no los ha causado Amazon) pueden deberse a un embalaje deficiente. Tienes que revisar los motivos de cualquier devolución, llegar a la causa raíz y determinar si necesitas tomar medidas para evitar que vuelva a ocurrir. Por ejemplo, quizá tengas que volver a hablar con tu proveedor sobre la calidad del producto, o quizá tengas que modificar el embalaje.
• Revisa las descripciones de tus productos. ¿Reciben los clientes exactamente lo que esperaban basándose en la descripción que han leído? Si estás recibiendo devoluciones porque el producto no cumplía sus expectativas, probablemente sea el momento de revisar tu anuncio y arreglar cualquier cosa que pueda estar poco clara.

Ser proactivo en la gestión de las devoluciones no sólo te ayudará a mitigar cualquier pérdida futura, sino que también te asegurará seguir en el lado bueno de Amazon. No te tomes las devoluciones a la ligera: el impacto en tu cuenta puede ser difícil de superar.

Notas para el 4º trimestre

El último trimestre del año suele ser un momento en el que los vendedores mueven más inventario que los tres trimestres anteriores juntos. Esto significa que tienes que estar muy atento a los envíos y devoluciones de Amazon FBA.

Aquí tienes algunos consejos rápidos:

• Organiza tu inventario con tiempo. La mayoría de los mejores vendedores envían productos a Amazon a partir de septiembre.
• Ten en cuenta las fechas clave de Amazon para el 4º trimestre. Suele haber una fecha límite para enviar tus productos, especialmente para los nuevos vendedores o para los vendedores de determinadas categorías.
• Utiliza una buena herramienta de gestión y previsión de inventarios para estar al tanto de las existencias. Forecastly es una herramienta excelente que proporciona previsiones de inventario, así como funciones de conciliación.
• Elimina las devoluciones del inventario lo antes posible, ya que los gastos de almacenamiento de Amazon aumentan en el cuarto trimestre.

Reflexiones finales

Como vendedor FBA, Amazon gestiona tu cumplimiento, envíos y devoluciones, lo que te libera para hacer otras cosas, pero los vendedores con más éxito se implican de forma proactiva.

Haz tus deberes cuando se trate de envíos FBA y asegúrate de que conoces las normas, ya que cualquier discrepancia puede causar costosos retrasos en la introducción de tus mercancías en el inventario. Mantenerte al día de la nueva información te ayudará a cumplir las normativas importantes.

Aunque las devoluciones son parte integrante de la venta online, no las trates a la ligera. Llega al fondo de por qué se producen, especialmente si empiezas a verlas con frecuencia. Gestionar eficientemente los envíos y las devoluciones de Amazon FBA será clave para el éxito de tu negocio.

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