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How to Maintain a Flawless Amazon Invoice Defect Rate

Última actualización febrero 6, 2024 3 min to read
Invoice Defect Rate
Contenido

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Attention all Amazon sellers! The marketplace has recently announced that it’s tracking a new metric in Account Health: Invoice Defect Rate.

When Amazon declares that it’s focusing on a particular aspect of seller performance, it’s strongly advisable to sit up and take notice! This is particularly true in this instance, as the marketplace has indicated they’re setting an Invoice Defect Rate threshold of <5%. If you drift above this, Amazon will take action and could even suspend your account.

The stakes are certainly high, but there’s no need to panic. Let’s take a look at Amazon Invoice Defect Rate and how you can ace it without interrupting your day to day processes.

What is Amazon Invoice Defect Rate and why is it important?

Invoice Defect Rate is your share of orders that don’t comply with the Amazon Business invoicing policy. The policy states:

All sellers are required to provide Amazon Business customers with a valid VAT invoice for each order within one business day after order dispatch is confirmed. Sellers that are not required to apply VAT on their sales are required to provide receipts.

So if you don’t provide an invoice (or receipt) for a business customer within 24 hours of an order, you’re going to get a mark against your Invoice Defect Rate. As mentioned earlier, if the rate creeps above 5% Amazon could suspend your account.

This also applies to credit notes:

Credit notes on returns from Amazon Business customers must be provided within one business day of return confirmation.”

Amazon is taking a hard line on invoices and credit notes due to their commitment to a best-in-class buying experience.

In almost every major announcement the marketplace makes, they are trying to improve the experience for buyers. It’s a strategy that has made Amazon by far the biggest online marketplace in the world and will surely serve them well as they take aim at a B2B eCommerce market that’s projected to reach $20.7 trillion by 2027.

How to achieve a flawless Amazon Invoice Defect Rate

When orders are flying in, it might seem a daunting task to send an accurate invoice within 24 hours of every order. But thanks to Amazon’s VAT Calculation Service and eDesk’s native integrations, it can be a completely seamless process.

What is Amazon’s VAT Calculation Service?

Amazon’s VAT Calculation Service enables you to automatically generate invoices or credit notes within your eDesk account.

These customizable templates will be automatically uploaded to Amazon without you having to lift a finger, ensuring you’ll always be within the 24 hour deadline. It also means you won’t have to dig around for your VAT number or Product Tax Codes (phew!)

If you’d prefer to send the invoice or credit note in an email, this option is open to you within eDesk as well. It’s a fairly frequent occurrence for buyers who are new to Amazon Business to send a message requesting an invoice, so having this option within your eDesk account is a great time saver.

Amazon’s clampdown on Invoice Defect Rate doesn’t sound as scary when you have this system in place, does it? All you have to do is opt in to Amazon VAT Calculation Service on your Seller Central and customize your template in eDesk.

1. First, simply change your VAT settings

Amazon VAT settings

2, Then make sure your tax information is up-to-date.

Amazon tax information

3. Next, customize your invoice in eDesk using the instructions here, and you’re good to go! 

Important note: Amazon VAT Calculation Service is currently supported on; Amazon UK, Germany, France, Italy, and Spain.

Amazon invoice
With the help of eDesk and the Amazon VAT Calculation Service, sellers are able to effortlessly maintain a flawless Invoice Defect Rate.

Final thoughts

When Amazon announces they’re adding a new metric to Account Health, it sounds alarming. For good reason too, as staying on the right side of Amazon’s guidelines is an absolute necessity for many businesses.

Fortunately, it’s very straightforward for eDesk users to maintain a flawless Invoice Defect Rate with very little effort. All you have to do is opt in to the Amazon VAT Calculation Service and customize your invoice template in eDesk. Then you can focus on selling, safe in the knowledge your Invoice Defect Rate will be taken care of.

¿Sabía que el año pasado más del 60% de las compras minoristas en línea en Estados Unidos se realizaron a través de Amazon? El dominio de Amazon sobre el comercio electrónico está bien asentado, con 9,1 millones de vendedores activos en todo el mundo y una media de 66.000 pedidos al día. Es posible que los vendedores más recientes se pregunten cómo pueden conseguir más ventas en Amazon en un entorno tan competitivo.

La verdad es que pueden hacerlo, porque el auge de la cuota de mercado de Amazon ofrece muchas oportunidades. Hemos reunido esta lista digerible de 14 victorias rápidas y movimientos estratégicos, para ayudarle a mejorar su juego y vender más en Amazon.

1. Investigación de palabras clave

Disponer de las palabras clave adecuadas puede ser una de las tácticas más importantes para llegar a su público objetivo. Utilizar las palabras clave habituales en las búsquedas de sus productos es el objetivo, pero la optimización para motores de búsqueda (SEO) es un juego en constante evolución. Eso significa que las palabras clave utilizadas con éxito en el pasado pueden no ser tan eficaces con los algoritmos actualizados de los motores de búsqueda de hoy en día.

Los términos utilizados por los clientes para encontrar productos cambian a diario y se ven afectados por factores estacionales, culturales y económicos. Por lo tanto, es importante estar al tanto de las últimas tendencias de SEO y asegurarse de lanzar una amplia red al implementar palabras clave para cada listado de productos.

Cada producto debe optimizarse con el mayor número posible de palabras clave relevantes: ¡cientos! Esto le da la mejor oportunidad posible de que sus productos sean encontrados por los clientes, ayudándole a vender más en Amazon.

Las herramientas de investigación de palabras clave de Amazon como Helium 10, SellerApp, Jungle Scout y AMZ One pueden ayudarte generando una lista de palabras clave relacionadas con el volumen de búsqueda, el nivel de competencia y otras métricas útiles, lo que te facilitará la elección de las mejores palabras clave para tu listado de productos

2. Utiliza una herramienta de redeterminación de precios para conseguir más ventas en Amazon

Cuando se trata de cerrar el trato y realizar una venta, el precio es un factor decisivo para muchos clientes. Como vendedor de Amazon, siempre querrás asegurarte de que los precios de tus productos son competitivos, pero tampoco querrás perder tu margen.

El uso de un software de fijación de precios puede ser de gran ayuda. El software de fijación de precios automatiza el proceso de fijación de precios en tiempo real, garantizando que sus precios se mantengan en línea con los de la competencia y con las fluctuaciones del mercado, al tiempo que consigue más ventas en Amazon.

El software de fijación de precios también tiene muchas características personalizables que le permiten fijar los precios en niveles óptimos para ayudar a impulsar las ventas, sin comprometer los beneficios. Merece la pena probarlo para ver cómo puede ayudarle a aumentar sus ventas.

3. Conseguir más reseñas en Amazon

Las reseñas en línea son importantes para difundir la confianza a través del boca a boca y para crear credibilidad para su marca. También es un hecho que el 72% de los compradores no compran hasta que no han leído opiniones de un producto de personas como ellos, personas en las que confían.

Incluso un producto fuerte con un gran marketing detrás tiene que superar el miedo a lo desconocido si no hay una prueba social. Además, las opiniones positivas son un factor importante a la hora de decidir qué productos ganan la Buy Box de Amazon.

Consiga más opiniones en Amazon fomentando los comentarios de sus clientes. La mejor manera de hacerlo es utilizar un software de Comentarios para automatizar el proceso.

4. Ofrecer un buen servicio al cliente

El servicio de atención al cliente es absolutamente esencial en el comercio electrónico. Ofrecer un servicio de atención al cliente de máxima calidad no sólo añade valor, sino que ayuda a retener a los clientes. Una parte importante de una venta consiste en garantizar al cliente que puede confiar en que usted se lo va a dar, y esa confianza se gana con esfuerzo, pero se pierde fácilmente. Ofrecer un buen servicio de atención al cliente en comercio electrónico es fundamental, y comprometerse a ofrecer un gran servicio de atención al cliente lo es aún más.

Como vendedor de Amazon, debes estar al tanto de tu servicio de atención al cliente. La capacidad de respuesta, un trato amable y procesos de resolución rápidos y sencillos son ingredientes que contribuyen a un enfoque ganador de un gran servicio de atención al cliente.

Pero puede resultar confuso intentar racionalizarlo todo. Afortunadamente, existen todo tipo de herramientas que facilitan esta tarea, como el software de servicio de asistencia para mantener todas las interacciones con los clientes en un solo lugar. Esto le ayuda a responder con rapidez y precisión a las consultas de los clientes cuando llegan, para que éstos sepan siempre que les está cubriendo las espaldas.

5. Aprovechar las herramientas para vendedores de Amazon

Lo mejor de ser vendedor en Amazon es que no tienes que hacerlo solo. Hay numerosas herramientas disponibles para ayudarle a maximizar su negocio y sacar el máximo provecho de la venta en Amazon, ya sea de terceros o FBA.

Desde herramientas de reajuste de precios hasta software de asistencia técnica, pasando por software de revisión e incluso asistencia para envíos, hoy en día existen en el mercado muchas herramientas que ayudan específicamente a los vendedores de Amazon a optimizar sus anuncios, precios, opiniones, envíos, atención al cliente e incluso sus impuestos.

Existen muchas herramientas de venta diferentes, por lo que merece la pena leer sobre las opciones y tomar una decisión informada sobre las más adecuadas para su empresa. Con las herramientas adecuadas, puede hacer crecer su negocio más de lo que nunca creyó posible.

6. Consigue más ventas en Amazon con anuncios

Ejecutar anuncios está casi garantizado para ayudarle a obtener más ventas en Amazon, pero es fácil simplemente tirar el dinero en ellos y esperar lo mejor. Puedes hacerlo mejor. Preste atención a su métrica de coste publicitario de ventas (ACOS), la cifra de cuánto dinero necesita gastar en publicidad para realizar una venta.

Con una publicidad más eficaz, reducirá su ACOS y se asegurará de rentabilizar mejor su inversión. Con el tiempo, aprenderá lo que funciona y podrá emplear una estrategia con respecto a la forma de publicar sus anuncios. Adoptar un enfoque basado en la información para los anuncios de Amazon da como resultado un negocio de Amazon más rentable.

7. Optimice sus páginas de productos

Como dice el refrán, el 80% de los lectores no pasa del titular de un contenido. Eso significa que, una vez escrito el título de su producto, ya ha gastado 80 céntimos de su dinero.

Cuando escriba títulos de productos, siga la fórmula de:

  • Marca
  • Nombre del producto
  • Características (tamaño, color, sexo, etc.).

Esto le permite incluir las palabras clave adecuadas en el orden correcto para indicar inmediatamente a los compradores que se trata del producto que buscan.

Además, asegurarse de que el diseño visual de las páginas de productos sea limpio, sencillo y fácil de leer también le ayudará a ganarse a los compradores. Nadie quiere leer una página desordenada. Cuanto más sencillo (pero informativo) y limpio sea su diseño, más probabilidades tendrá de ganarse a esos escurridizos globos oculares.

8. Gana la Buy Box de Amazon

La forma más rápida de conseguir más ventas en Amazon es asegurarse de que sus productos aparezcan siempre en el cuadro de compra de Amazon (la zona situada en la parte superior derecha de la página de un producto, donde los compradores pueden “Añadir al carrito” o “Comprar ahora”). Y es que más del 82% de las ventas se realizan a través de este espacio tan codiciado.

Aunque se desconoce la fórmula exacta para ganar la Buy Box, hay algunas cosas que sabemos que son esenciales. Se trata principalmente de métricas que demuestran que el vendedor ofrece una buena experiencia al cliente. Las opiniones de los clientes desempeñan un papel importante. Cuantas más opiniones positivas acumule un vendedor, más probabilidades tendrá de ganar la Buy Box.

Además de las opiniones, otra cosa que obviamente es muy importante para los compradores de Amazon es el precio. Si utiliza un software de reajuste de precios, podrá fijar automáticamente sus precios en el nivel óptimo para ganar la Buy Box y maximizar los beneficios, aunque tenga un inventario enorme.

9. Calificación de la salud de la cuenta de Amazon

La calificación de la salud de la cuenta de Amazon (AHR) es una nueva característica que le ayuda a controlar la salud de su cuenta en función de su adhesión a las políticas de vendedor de Amazon.

Tiene en cuenta tanto los factores negativos (como el número de infracciones de la política no resueltas en su cuenta) como los positivos (cómo su cuenta influye positivamente en la experiencia del cliente a través de sus actividades de venta).

Cada cuenta recibirá una calificación, que se revisa periódicamente a medida que Amazon supervisa el rendimiento de sus vendedores. Si su cuenta se sale del objetivo, se le notificará para que pueda mejorar su rendimiento. Por el contrario, una buena calificación AHR jugará a su favor, ayudando a garantizar a los clientes que están haciendo negocios con un vendedor que cumple las normas.

10. Mantenga su SLA de Amazon

Gran parte de ser vendedor consiste en cultivar la confianza con los clientes. Eso significa demostrarles que actúas con honradez y que cumplirás tus promesas. Una forma de hacerlo es asegurándose de que su tienda Amazon tiene un Acuerdo de Nivel de Servicio (SLA). Es una promesa a sus clientes de que recibirán sus pedidos a tiempo. Cuando se trata de cumplimiento, el SLA se basa en la capacidad de cumplir los pedidos abiertos y el envío y la entrega a tiempo.

Los acuerdos de nivel de servicio ayudan a gestionar las expectativas de los clientes definiendo normas y esbozando circunstancias en las que usted, como vendedor, no será responsable de promesas incumplidas (por ejemplo, catástrofes naturales que impidan el envío, etc.).

La solución de atención al cliente de eDesk está diseñada para avisarle cuando caduque su SLA, de modo que su empresa nunca se quede sin uno. Contar con un SLA actualizado le ayuda a mantener la transparencia con los clientes, lo que genera confianza y contribuye a fidelizarlos.

11. Centrarse en productos que ya se venden

La mayoría de los empresarios ambiciosos quieren probar nuevas fuentes de ingresos, pero es importante no perder de vista las cosas que le están haciendo ganar dinero ahora.

Al duplicar los productos que ya proporcionan a su tienda de Amazon un flujo de ingresos fiable, no sólo satisface la demanda del mercado, sino que se asegura de tener la capacidad financiera necesaria para arriesgarse con nuevos productos innovadores, si es necesario.

Revise sus estados financieros cada trimestre y fíjese en los artículos que mejor funcionan en su tienda. Piensa en cómo puedes seguir comercializándolos con anuncios, palabras clave SEO e imágenes mejoradas para maximizar su potencial de venta en tu tienda online.

12. Sincroniza tu inventario

El inventario puede ser un delicado acto de equilibrio. Si guardas demasiadas existencias durante demasiado tiempo, tendrás que pagar más de la cuenta por almacenarlas. Pero si su inventario es demasiado escaso, perderá ventas vitales, o incluso clientes, por no poder satisfacerlas. Amazon también puede penalizarte si el rendimiento de tu inventario no está a la altura.

El control de existencias es algo que todo vendedor debe comprender y saber gestionar para obtener resultados óptimos. La gestión inteligente del inventario es una forma infravalorada de aumentar sus ventas en Amazon y su margen de beneficios. Afortunadamente, existen herramientas que pueden ayudar. Invertir en las herramientas y el software adecuados puede ayudar a los vendedores a eliminar el estrés que supone equilibrar la oferta y la demanda.

13. Expansión a nuevos mercados de Amazon

En la actualidad, Amazon cuenta con 20 mercados en todo el mundo: Estados Unidos, Canadá, México, Reino Unido, Francia, Alemania, Italia, España, Japón, Singapur, Brasil y Australia, entre otros.

Puede ampliar su marca introduciéndose en algunos de estos mercados. Esto puede implicar la realización de estudios de mercado para averiguar qué productos son populares en cada mercado y, a continuación, mejorar las operaciones de envío para poder realizar envíos a todo el mundo.

Pero expandirse a nuevos mercados también significa que tendrá que tener en cuenta el idioma y localizar sus anuncios para que incluyan el idioma local de cada mercatoy las palabras clave de SEO en el idioma adecuado. También se necesita un servicio de atención al cliente multilingüe para poder atender a los clientes de distintos mercados en su lengua local.

¿Suena complicado? No tiene por qué ser así. La solución de help desk de eDesk está diseñada para dar soporte al servicio de atención al cliente y al flujo de trabajo en varios idiomas, para que pueda ampliar su negocio sin invertir en los gastos generales de contratar un equipo global.

14. Espiar a sus competidores

Vale, puede que “espiar” sea un poco exagerado, pero los vendedores rentables siempre están atentos a lo que hacen sus competidores. Debe asegurarse de que ofrece el inventario adecuado para su mercado a los precios correctos. El software de fijación de precios lo controlará por usted, eliminando las conjeturas a la hora de fijar los precios en los niveles adecuados.

El uso de los datos obtenidos de los informes del servicio de asistencia también puede ayudarle a recopilar información y comentarios valiosos de sus clientes, lo que le ayudará a comprender mejor lo que quieren y necesitan. Actuar sobre la base de datos analíticos procedentes de informes de fácil lectura significa estar siempre un paso por delante de la competencia.

Reflexiones finales

La búsqueda para aumentar las ventas de su tienda en Amazon no tiene por qué ser una lucha cuesta arriba. Hoy en día, los vendedores de Amazon disponen de muchos recursos para ayudarles a optimizar su tienda y desarrollar un canal de ventas saludable.

Si se mantiene en contacto con el crecimiento de la plataforma de Amazon y utiliza las herramientas tecnológicas adecuadas para impulsar su negocio, podrá seguir haciendo lo que mejor sabe hacer: crear una gran marca, captar clientes, retener a los existentes y mejorar sus resultados.

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